프리젠테이션 잘 하는 법

 

프리젠테이션 잘 하는 법에 대해서는 이미 많은 서적과 강좌를 통해 그 기법 및 노하우가 알려져 있다. 또한 그럼에도 불구하고 상당수의 사람들은 여전히 비효율적인 슬라이드와 스피치로 일관하는 안타까운 모습을 보이고 있다. 프리젠테이션 잘 하는 법이라는 것이 교과서적인 방법론을 의미하는 것은 아니나, 프리젠테이션이 가지는 기본적 목적과 성질에 비추어 프리젠터에게 요구되는 최소한의 스킬은 존재한다.

 

1. 프리젠테이션이란 무엇인가?
프리젠테이션이란 정해진 시간 내에 청중에게 정보를 효과적으로 전달하여 이해시키는 의사전달 방법이다. 물론 상황에 따라 프리젠테이션의 목적과 형식은 조금씩 달라질 수 있으나 가장 본질적인 속성은 정보를 전달한다는 점이다. 프리젠테이션 형식의 커뮤니케이션은 신제품발표회, 투자유치설명회, 사업제안발표, 업무브리핑 등 다양한 분야에 활용되며 각 경우마다의 특징을 가진다.

2. 프리젠테이션은 왜 하는가?
프리젠테이션의 목적은 정보의 전달과 설득이다. 신제품설명회, 세미나, 강의 등은 정보의 전달이 큰 비중을 차지하는 경우이고, 투자유치설명회, 사업제안발표 등은 정보의 전달 뿐만 아니라 청중의 의사결정을 유도하는 설득을 주요 목적으로 하는 프리젠테이션이다.

3. 훌륭한 프리젠테이션이란?
프리젠테이션은 전적으로 청중을 위한 시간임을 잊지 말아야 한다. 따라서 자료의 준비와 스피치 그리고 발표자의 태도는 모두 청중을 위해 준비되어야 한다. (청중이 발표자를 위해 존재하는 경우는 유치원 학예회 정도일 것이다.)

 

1) 스토리가 있는 내용을 준비하라
프리젠테이션 잘 하는 법의 첫 번째는 전달하고자 하는 내용의 논리적 흐름이 존재해야 한다는 것이다. 즉, 발표시간이 30분이라면 30분 동안 하나의 스토리를 전달하는 것이다. 프리젠테이션을 준비하면서 가장 범하기 쉬운 오류가 주제와 동떨어진 내용의 무분별한 삽입이다.

 

 

2) 선 스토리, 후 파워포인트
초보 프리젠터의 대부분은 프리젠테이션 미션이 주어졌을 때 파워포인트를 어떻게 만들 것인지부터 고민한다. 초보는 이래서 초보이다. 청중은 프리젠터의 스피치에 먼저 집중한다는 점을 잊지 말자. 청중은 프리젠터의 설명이 이해하기 어렵거나 내용을 놓쳤을 때 비로소 파워포인트 화면을 여기 저기 훑어 본다. 잘 준비된 프리젠테이션에서 파워포인트의 역할은 둘 곳 없는 청중의 시선이 편하게 머물 곳을 제공하는 것으로 충분하다. 청중이 파워포인트의 현란한 그림과 빽빽한 글자에 별로 관심 없음은 두말할 나위 없다.
청중에게 전달하고자 하는 메시지가 무엇인지 차근차근 정리해보자. 그리고 키워드를 하나 하나 논리적 순서에 따라 나열해보자. 그 키워드 하나에 하나의 슬라이드를 준비한다면 올바른 프리젠테이션의 준비가 되고 있는 것이다.

3) 청중을 압도하는 정보와 지식
프리젠테이션의 수준은 프리젠터가 가진 지식과 정보의 수준이 크게 좌우한다. 발표자가 무얼 얘기해야 할 지 몰라 파워포인트 슬라이드를 읽어내기에 급급한 발표는 이미 실패한 프리젠테이션이다. 충분한 지식이 깔끔한 발표를 만들어내고 청중에게 안정감을 주며 그 때에 비로소 전달하고자 하는 정보와 메시지가 온전히 전달될 수 있다.
또한 많은 경우에 청중은 프리젠터에 근접하거나 심지어는 우월한 정보를 가지기도 한다. 프리젠터는 적어도 발표 주제와 관련하여서는 척척 박사가 되어야 하며 이를 위해 발표 전에 충분한 조사와 학습을 해야 한다. 이것이 바로 자신감의 원천이다.

4) 키워드가 있는 스피치와 파워포인트
청중의 호감을 얻고자 하는 의욕만 있고 탄탄한 스토리 구상은 없이 프리젠테이션에 임하게 되면 십중팔구 횡설수설하게 된다. 스토리 전개를 위한 키워드를 머릿속에 각인시키고 발표에 임하라. 재차 강조하건대 한 슬라이드에 하나의 키워드를 반드시 확인해 두라. 그리고 그 키워드를 떠올리며 스피치 하면 주제에서 크게 벗어나 횡설수설하는 우를 피할 수 있다.

5) 절도 있는 동작을 취하라
프리젠테이션 시간 동안 프리젠터의 모든 동작에 청중의 시선이 따라다닌다. 발표자 본인도 모르게 취하게 되는 불필요한 행동은 청중의 눈을 거슬리게 하고 프리젠테이션의 격을 떨어뜨린다.

a) 말하면서 어슬렁거리지 말 것. 다리는 위치 이동이 필요할 경우에만 사용하라.
b) 레이저포인터는 필요한 곳에 고정 시킬 것. 빙글빙글 돌리거나 좌우로 흔들면 청중의 눈이 피곤하다.
c) 시선은 청중을 향하고 모든 청중을 골고루 훑어보아야 한다. 시선을 마주치면 신뢰감이 생긴다. 반면에 청중의 시선을 피하면 자신감이 없는 것으로 보이고 신뢰감이 떨어진다.

6) 적절한 분량과 밀도의 슬라이드 구성
앞서 언급한 대로 파워포인트 슬라이드의 미학적 수준이 프리젠테이션의 성공 요건이 아니다. 슬라이드는 청중의 시선을 받아내면서 프리젠터가 전달하고자 하는 키워드를 각인시키는데 도움을 줄 수 있는 정도면 족하다. 따라서 각종 도형과 그림이 난무하고 글씨가 빽빽한 슬라이드는 제출용 보고서는 될 수 있을지언정 효과적인 발표자료는 될 수 없다. 물론 지나치게 허술한 구성에 빈 공간 많은 슬라이드는 프리젠테이션의 신뢰감을 떨어뜨리니 적절한 수준의 완성도는 갖추어야 한다. 청중이 잠깐 쳐다보아 대강의 키워드를 짚어낼 수 있는 구성과 밀도가 적절하다.
또한, 주어진 발표 시간에 비해 과도한 분량의 슬라이드를 준비하는 것은 바람직하지 않다. 이러한 경우 프리젠터는 중간 중간 건너뛰며 “중요하지 않은 부분은 스킵(skip)하겠습니다.”라고 멘트 하기도 하는데, 이는 해당 슬라이드를 넣지 않는 것만 못하다. 프리젠터가 해당 청중을 위한 최적의 준비를 하지 않은 것으로 비춰지고 또 청중은 완성된 프리젠테이션을 받지 않은 것으로 느끼게 된다.

7) 유머를 적절히 활용하라(단, 안 되는 사람은 하지 마라.)
프리젠테이션에 관한 많은 자료집에서 적절한 유머의 활용을 조언한다. 전적으로 동의한다. 경직된 분위기를 깨고 프리젠터와 청중의 거리를 가깝게 하기 위한 수단으로 유머는 매우 좋은 방법이다. 그러나 프리젠터가 청중에게 구사하는 유머는 상황에 맞는 격이 있어야 하며 유치하지 않아야 한다. 어설픈 유머의 구사는 오히려 이미지를 훼손시켜 신뢰를 떨어뜨릴 수 있다. 노력으로 안 될 것은 없지만 평소 유머의 구사에 소질이 없는 사람은 굳이 위험을 무릅쓰고 이를 시도할 필요가 없다. 성공적인 프리젠테이션의 요건은 유머의 활용에 있지 않다.

8) 겸손해야 한다
프리젠테이션도 결국 사람과 사람의 만남이다. “스스로를 높이고자 하면 남들이 끌어내릴 것이며 스스로를 낮추면 남들이 그를 높이고자 할 것이다.”라는 말이 있다. 타인을 비방하거나 최상급 표현을 과도하게 사용하거나 또는 청중을 무시하는 언행은 삼가 해야 한다. 자신이 전문가이나 청중이 제시하는 의견은 겸허하게 받아들이겠다는 의견을 피력하는 것이 좋다. 청중으로부터 질문이 나오면 가급적 메모하여 질문의 핵심을 잊어버리는 일이 없도록 함이 바람직하다.

9) 리허설을 반드시 하라
준비한 자료를 눈으로 훑어보며 발표 내용을 속으로 되뇌어 보는 것은 마치 수학공부 할 때 해답지 읽으며 이해하고 공부 다 한 것으로 착각하는 것과 같다. 초기 구성을 위해 머릿속에 자리잡은 논리와 말하기 위해 필요한 논리는 구조와 크기 면에서 다르다. 머릿속의 논리는 그 크기와 복잡한 정도를 가늠하기 어렵다. 아무리 잘 정리된 머릿속 논리와 스토리라 하더라도 정해진 시간에 말로 풀어야 하는 상황이 되면 이를 다 내놓을 수가 없다. 반드시 입으로 소리 내며 리허설을 해보아야 어디까지가 핵심이고 어디부터가 버려야 할 내용인지 판단할 수 있다. 리허설을 하게 되면 결국 키워드 중심의 논리 단순화가 이루어지고 이는 성공적인 프리젠테이션의 초석이 된다.

 

다시 한번 강조하건대, 프리젠테이션 잘 하는 법의 최우선 요건은 전달할 내용을 명확하고 논리정연한 스토리로 구성하는 것이다. 그 다음은 부단한 연습이다. 응용 전투기술은 숙달된 병사가 구사할 수 있는 것이다.